รายงานการประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 9/2566
นิติบุคลอาคารชุด วิวทะเลจอมเทียน คอนโดมิเนียม (1999) อาคารเอ
วันศุกร์ที่ 29 กันยายน 2566 เวลา 10.00 น.
ณ สำนักงานนิติบุคคลอาคารชุด วิวทะเลจอมเทียน คอนโดมิเนียม (1999) อาคารเอ
รายนามคณะกรรมการผู้เข้าร่วมประชุม
1. นายคีธ จอห์น ดันเคน ผู้จัดการนิติบุคคลฯ / กรรมการ
2. นายปีเตอร์ ซัทคลิฟ มาร์ช กรรมการ
3. บริษัท 434733 คอนโดมิเนียม จำกัด กรรมการ
โดย นายไมเคิล จอร์จ เฟรดเดอริค บีสวิค
รายนามฝ่ายบริหารอาคารฯ บริษัท ควอลิตี้ พรอพเพอร์ตี้ แมเนจเม้นท์ จำกัด ที่เข้าร่วมประชุม
1. นางสาววันธิดา พงษ์คำพันธ์ ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ
2. นางสาวพลอยไพลิน สรรพสิทธิ์ ผู้จัดการอาคาร
เปิดประชุมเวลา 10.20 น.
เมื่อมีคณะกรรมการ นิติบุคคลอาคารชุด วิวทะเลจอมเทียนคอนโดมิเนียม (1999) อาคารเอ มาเข้าร่วมครบเป็นองค์ประชุมแล้ว คุณวันธิดา กล่าวแนะนำตัวเอง และ กล่าวทักทายผู้เข้าร่วมประชุม และได้แจ้งวาระการประชุมในครั้งนี้ ว่ามีวาระดังต่อไปนี้
วาระที่ 1
เรื่อง
ประธานแจ้งเพื่อทราบ
วาระที่ 2
เรื่อง
พิจารณารับรองรายงานการประชุมคณะกรรมการฯ ครั้งที่ผ่านมา
วาระที่ 3
เรื่อง
รายงานความคืบหน้างานมอบหมายจากการประชุมคณะกรรมการ ฯ ครั้งที่ผ่านมา
วาระที่ 4
เรื่อง
พิจารณาอนุมัติดำเนินการ
4.1
เรื่อง
พิจารณาอนุมัติต่อสัญญาเช่าพื้นที่วางตู้ ATM ธนาคารไทยพาณิชย์
4.2
เรื่อง
พิจารณากำหนดวันจัดประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปี 2566
4.3
เรื่อง
พิจารณาอนุมัติปรับปรุงป้อม รปภ.
4.4
เรื่อง
พิจารณาการติดตั้งร่มกันแดดทสำหรับโต๊ะรอบสระว่ายน้ำ
4.5
เรื่อง
พิจารณาอนุมัติทาสีผนังทางเดินภายในอาคาร
4.6
เรื่อง
พิจารณาการทำความสะอาดพื้นทางเดินภายในอาคาร
4.7
เรื่อง
พิจารณาการจัดพื้นที่สำหรับปลูกต้นไม้ให้กับเจ้าของร่วม
4.8
เรื่อง
พิจารณาการดำเนินการกับรถยนต์ที่จอดทิ้งร้าง
4.9
เรื่อง
พิจารณาการจัดทำปลอกโซฟาชุดรับเเขกที่ห้องโถงรับเเขก
4.10
เรื่อง
รายงานผลการดำเนินงานของหัวหน้าพนักงานรักษาความปลอดภัย
วาระที่ 5
เรื่อง
รายงานสถานะทางบัญชีการเงินและการดำเนินคดีเรียกเก็บหนี้ค้างชำระ
วาระที่ 6
เรื่อง
รายงานผลการดำเนินงาน
วาระที่ 7
เรื่อง
อื่น ๆ (ถ้ามี)
เมื่อที่ประชุมรับทราบถึงวาระการประชุมแล้ว คุณวันธิดาได้เริ่มดำเนินการประชุมตามวาระที่แจ้งมา
วาระที่ 1 เรื่อง ประธานแจ้งเพื่อทราบ
คุณวันธิดาขอให้ที่ประชุมเเต่งตั้งผระธานในที่ประชุม เเทน คุณอลิซาเบธ แอน เชอร์แมน ประธานคระกรรมการที่ ไม่เข้าร่วมประชุมในวันนี้
ที่ประชุมมีมติเเต่งตั้ง คุณปีเตอร์ ซัมคลิฟ มาร์ส เป็นประธานในที่ประชุม จากนั้นคุณปีเตอรืได้กล่าวเปิดการประชุมในเวลา 10.20 น. พร้อมทั้งกล่าวต้อนรับ และ ขอบคุณคณะกรรมการทุกท่านที่เข้าร่วมประชุมทุกท่าน จากนั้นได้มอบหมายให้คุณวันธิดา เป็นผู้ดำเนินการประชุม
มติที่ประชุม ที่ประชุมรับทราบ
วาระที่ 2 เรื่อง พิจารณารับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา
ฝ่ายจัดการ โดย นางสาววันธิดา พงษ์คำพันธ์ ได้รายงานสรุปผลการประชุมคณะกรรมการ ครั้งที่ 8/2566 เมื่อวันศุกร์ที่ 25 สิงหาคม 2566 จึงขอให้ที่ประชุมพิจารณารับรองรายงานการประชุมฯ ดังกล่าว ตามเอกสารประกอบการประชุม
มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติเป็นเอกฉันท์รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา
วาระที่ 3 รายงานความคืบหน้างานมอบหมายจากการประชุมคณะกรรมการ ครั้งที่ผ่านมา
สืบเนื่องจากมติที่ประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 8/2566 ในวันศุกร์ 25 สิงหาคม 2566 ที่ผ่านมา ที่ประชุมได้มอบหมายให้ฝ่ายจัดการฯ ดำเนินการต่างๆ ตามที่ได้รับการอนุมัติจากที่ประชุมฯ หลายรายการ ดังนั้นนิติบุคคลฯ จึงได้นำสรุปการดำเนินงานที่ผ่านมา เพื่อที่ประชุมฯ ได้พิจารณาดังนี้
- จัดอบรมดับเพลิงประจำปี 2566 ในวันที่ 31 สิงหาคม 2566 ใช้งบประมาณ 12,000.00 บาท
- ความคืบหน้างานเปลี่ยนหลอดไฟส่องสว่างซุ้มป้ายทางเข้าโครงการ เเละไฟส่องถนนหน้าป้อม รปภ. ดำเนินการเเล้วเสร็จเมื่อวันที่ 2 กันยายน 2566 โดยช่างอาคารวิวทะเล 2 บี
- บริษัท ทีพี บิ้วดิ้อินสเปคชั้น จำกัด นัดหมายเข้าดำเนินการตรวจสอบอาคารในวัน ศุกร์ที่ 8 กันยายน 2566 เวลา 10.00 น. เป็นต้นไป
- ความคืบหน้งานการรับสมัครช่างอาคารเพิ่ม จากการฝ่ายบริหารจัดการได้โพสต์รับสมัครช่างอาคารในเฟสบุ๊คและติดประกาศรับสมัครช่างอาคารที่ป้อม รปภ. ทางเข้าหน้าอาคาร เมื่อวันที่ 14 พฤษภาคม 2566 นั้น ณ วันที่ 25 กันยายน 2566 แต่ยังไม่มีใครสนใจเข้ามาสมัคร ซึ่งทางคุณวันธิดา ได้เข้าเจรจากับ วิทยาลัยอักษรเทคโนโลยีพัทยา เพื่อรับสมัครบุคคลที่สนใจเข้าทำงาน
วาระที่ 4 พิจารณาเพื่อดำเนินการ
4.1 พิจารณาอนุมัติต่อสัญญาเช่าพื้นที่วางตู้กดเงินสดกับธนาคารไทยพาณิชย์
เนื่องด้วยนิติบุคคลได้ทำสัญญากับ ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด เช่าพื้นที่บริเวณหน้าอาคารเพื่อวางตู้กดเงินสด
ซึ่งสัญญาจะสิ้นสุดลงเมื่อ 19 ตุลาคม 2566 ซึ่งทางธนาคารไทยพาณิชย์ได้ส่งหนังสือขอต่อสัญญาเช่าพื้นที่เพื่อวาง ตู้กดเงินสด โดยขออัตราค่าเช่าเดิมคือ เดือนละ 4,000 บาท (สี่พันบาทถ้วน) และชำระค่าไฟฟ้าตามจริง อัตราหน่วยละ 5 บาท โดยขอเริ่มสัญญาใหม่ วันที่ 18 ตุลาคม 2566 – 19 ตุลาคม 2567
มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติเป็นเอกฉันท์ให้ต่อสัญญาเช่าพื้นที่วางตู้กดเงินสดกับ ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด
อัตราค่าเช่าเดิมคือ เดือนละ 4,000 บาท (สี่พันบาทถ้วน) และชำระค่าไฟฟ้าตามจริง อัตราหน่วยละ 5 บาท โดยเริ่มสัญญาใหม่ วันที่ 18 ตุลาคม 2566 – 19 ตุลาคม 2567
4.2 พิจารณากำหนดวันจัดประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปี 2566
ด้วยนิติบุคคลอาคารชุด วิวทะเลจอมเทียน คอนโดมิเนียม (1999) อาคารเอ จะจัดให้มีการประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วม ประจำปี 2566 (รอบปีบัญชี 1 ตุลาคม 2565 ถึง 30 กันยายน 2566) ตามพระราชบัญญัติอาคารชุด พ.ศ 2522 แก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติอาคารชุด (ฉบับที่ 4 ) พ.ศ 2551 ได้กำหนดให้นิติบุคคลอาคารชุด ฯ ต้องจัดให้มีการประชุมใหญ่สามัญประจำปี ภายใน 120 วัน หลังจากครบรอบปีบัญชี ของนิติบุคคลอาคารชุดฯ เพื่อรายงานผลการดำเนินงาน และ รวมทั้งให้ท่านเจ้าของร่วมได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น เสนอแนะในกิจกรรมการบริหารจัดการ
อาคารชุดฯ จึงใคร่ขอให้คณะกรรมการ พิจารณาช่วงเวลาที่เหมาะสม
มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติเป็นเอกฉันท์ให้จัดงานประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปี 2566 ดังนี้ นัดที่ 1 วันที่ 7 มกราคม 2567 เริ่มลงทะเบียนเวลา 10.00 น. เริ่มประชุมเวลา 14.00 น. หากการประชุมนัดที่ 1 มีผู้เข้าร่วมประชุมน้อยกว่าร้อยละ 25 ของเจ้าของร่วมทั้งหมด ตามที่ พรบ. อาคารชุดฯ กำหนดไว้
นัดที่ 2 วันที่ 21 มกราคม 2567 เริ่มลงทะเบียนเวลา 10.00 น. เริ่มประชุมเวลา 14.00 น. และ มอบหมายให้ฝ่ายบริหารจัดการติดต่อขอเช่าพื้นที่กับผู้ประกอบการร้านอาหารสระว่ายน้ำ
4.3 พิจารณาอนุมัติซ่อมแซมปรับปรุงป้อม รปภ.
เนื่องด้วย ป้อม รปภ. ทางเข้าโครงการเริ่มชำรุดและทรุดโทรม สีซีดจาง เพื่อรักษาสภาพเเวดล้อมของอาคารให้สวยงาม สบายตา เเละพร้อมใช้งาน ขอให้คณะกรรมการพิจารณาการปรับปรุงป้อม รปภ. ทางเข้าโครงการ
มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติอนุมัติให้ฝ่ายจัดการตรวจสอบว่าต้องซ่อมเเซมในส่วนไหนบ้าง แล้วเเจ้งราคาและขออนมุติในไลน์กลุ่มคณะกรรมการ โดยให้ใช้ผ้าใบบังเเดด สี ขาว-เเดง
4.4 พิจารณาการติดตั้งร่มกันแดดสำหรับโต๊ะนั่งรอบสระว่ายน้ำ
ด้วยมีเจ้าของร่วมหลายท่านสอบถามถึงเรื่องการติดตั้งร่มกันเเดดสำหรับโต๊ะหินอ่อนรอบสระว่ายน้ำ เพื่อเป็นร่มเงาสำหรับผู้ที่ใช้งานบริเวณสระว่ายน้ำ
มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติเป็นเอกฉันท์มอบหมายให้ฝ่ายจัดการตรวจสอบจำนวนโต๊ะที่สามารถติดตั้งร่มได้ เเล้ว เปรียบเทียบราคาร่มสำหรับใช้งานรอบสระว่ายน้ำแล้วเเจ้งให้คณะกรรมการพิจารณาอีกครั้งในการประชุมครั้งถัดไป
4.5 พิจารณาอนุมัติทาสีผนังทางเดินในอาคาร
เนื่องด้วยผนังทางเดินภายในอาคารเริ่มซีดจางตามอายุการใช้งาน เเละมีรอยดำจากรอยมือของช่างที่เข้ามาทำงานในอาคาร เพื่อปรับปรุงให้อาคารดูสะอาด และสวยงามอยู่เสมอ จึงขอให้คณะกรรมการพิจารณาการทาสีผนังโถงทางเดินภายในอาคารใหม่
มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติอนุมัติให้ทาสีผนังทางเดินภายในอาคารโดยให้เป็นแผนซ่อมแซมพัฒนาปรับปรุงในปี 2567 และ มอบหมายให้ฝ่ายบริหารจัดการเปรียบเทียบราคาเสนอให้คณะกรรมการพิจารณาต่อไป
4.6 พิจารณาอนุมัติทำขัดเงาพื้นทางเดินในอาคาร
คุณอลิซาเบธ ได้ฝากหัวข้อ ให้คณะกรรมการพิจารณาอนุมัติขัดเงาพื้นหินอ่อนห้องโถงรับเเขก เนื่องจากตนเล็งเห็นว่าไม่มีการซ่อมบำรุงพื้นห้องโถงมานานเเล้ว อีกทั้งพื้นก็มีความหมอง ไม่ใสเเวววาว
มติที่ประชุม ที่ประชุมขอเลื่อนการพิจารณาออกไป เนื่องจากได้เคยมีการจ้างบริษัททำความสะอาดเข้ามาขัดพื้นบริเวณชั้น 1 เเล้ว เเต่ไม่มีความแแตกต่าง พร้อมทั้งมอบหมายให้ฝ่ายจัดการเปรียบเทียบราคาเครื่องขัดพื้นมาเสนอต่อคณะกรรมการในการประชุมครั้งต่อไป
4.7 พิจารณาการจัดพื้นที่สำหรับให้เจ้าของร่วมปลูกต้นไม้
คุณอลิซาเบธ ได้ฝากหัวข้อ ให้คณะกรรมการพิจารณาการจัดพื้นที่สำหรับให้เจ้าของร่วม และ ผู้พักอาศัยได้ปลูกต้นไม้ภายในอาคาร
มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติเป็นเอกฉันท์ให้รอคุณอลิซาเบธกลับมาร่วมกันพิจารณาในการประชุมคณะกรรมการครั้งต่อไป
4.8 พิจารณาการดำเนินการกับรถยนต์ที่จอดทิ้งร้าง
มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติมอบหมายให้ฝ่ายจัดการร่างเเบบลงทะเบียนและระเบียบสำหรับรถที่ต้องการจอดภายในพื้นที่อาคาร แต่เจ้าของไปต่างประเทศ โดยให้ระบุ ชื่อเจ้าของห้องชุด เลขที่ห้องชุด ข้อมูลการติดต่อในขณะอยู่ต่างประเทศ และ บุคคลที่สามารถติดต่อได้ ทั้งในประเทศไทย และ ต่างประเทศ แล้วเสนอให้คณะกรรมการพิจารณาอีกครั้ง
4.9 พิจารณาการจัดทำปลอกโซฟาชุดรับเเขกล๊อบบี้
ด้วยปลอกโซฟาชุดรับเเขกที่ล๊อบบี้มีเพียง 1 ชุด จึงไม่มีชุดสำรองในขณะที่ถอดออกไปซักทำความสะอาด จึงขอให้คณะกรรมการพิจารณาการจัดทำปลอกโซฟาและหมอนอิงชุดรับเเขกล๊อบบี้
มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติอนุมัติให้สั่งตัดปลอกโซฟาเเละหมอนอิง ชุดรับเเขกห้องโถง โดยมอบหมายให้ คุณอลิซาเบธ เป็นผู้เลือกสี
4.10 รายงานผลการดำเนินงานของหัวหน้าพนักงานรักษาความปลอดภัย
ฝ่ายรักษาความปลอดภัย โดย นายพงษ์ศักดิ์ ชื่นชม หัวหน้าพนักงานรักษาความปลอดภัยของอาคาร ได้รายงานผลการดำเนินงาน, รายงานเหตุการณ์ต่างๆ ในอาคาร ให้ที่ประชุมรับทราบ โดยสรุปดังนี้
1. เพิ่มรอบเดินตรวจความเรียบร้อย ตามชั้นต่างๆทุกชั้น ดูแลความเรียบร้อยพื้นที่ส่วนกลาง / Increase the frequency of inspecting the area around the building and inside the building.
2. ดูแลความเรียบร้อยทั่วไป บริเวณรอบๆอาคาร / Inspect the area around the building
3. ดูแลความเรียบร้อย บริเวณห้องปั้มสระว่ายน้ำ / Inspect in pool’s pump room.
4. เดินตรวจเช็คสติ๊กเกอร์รถ ด้านหน้า รวมถึงด้านหลังอาคาร / Check the parking sticker of the vehicle around the building.
5. อำนวยความสะดวก ดูแลความเรียบร้อยทั่วไป บริเวณ LOBBY / Facilitate the co-owners and visitors in the lobby area.
6. สังเกตุ สอบถาม บุคคล เข้า-ออก รวมถึงแลกบัตร จดบันทึกรายการ / Observe, inquire, enter-exit, including exchanging cards take note of the list
7. จดบันทึกรายการ เข้า- ออกพัสดุ / Records of the parcel list.
8. จดบันทึกเหตุการณ์สำคัญลงในสมุดบันทึกเหตุการณ์ / Provides information for the INCIDENT RECORD
BOOK held and maintained by the office.
มติที่ประชุม ที่ประชุมรับทราบผลการดำเนินงานของแผนกรักษาความปลอดภัย และมอบหมายให้ฝ่ายบริหารจัดการร่างรายละเอียดการยื่นเอกสารผู้เข้าพักอาศัย สำหรับผู้เช่าที่ต้องการเข้าพักอาศัยในอาคาร เพื่อทำบันทึกข้อมูลการติดต่อ เเละรายละเอียดการเข้าพักอีกทั้งยังสามารถนำมาตรวจสอบเรื่องการใช้ที่จอดรถภายในอาคารได้อีกด้วย
วาระที่ 5 รายงานสถานะทางบัญชีการเงินและการดำเนินคดีเรียกเก็บหนี้ค้างชำระ
เพื่อให้ทราบถึงผลการใช้จ่ายเงินของนิติบุคคลที่ผ่านมาของฝ่ายบริหารอาคาร ฯ ดังนั้นฝ่ายบริหารอาคาร ฯ จึงได้รวบรวมข้อมูลทางการเงิน นำเข้าวาระการประชุมคณะกรรมการ เพื่อนำเสนอผลงานในด้านต่าง ๆ พร้อมทั้งชี้แจงสถานะการเงิน และความคืบหน้าในการดำเนินคดีเรียกเก็บค่าส่วนกลาง ของ นิติบุคคลอาคารชุด วิวทะเลจอมเทียน คอนโดมิเนียม (1999) อาคารเอ ให้รับทราบต่อไป ตามรายละเอียดตามเอกสารแนบ พร้อมกันนี้ได้เเจ้งต่อที่ประชุมว่าทางทีมทนายความ ได้ส่งหนังสือแจ้งเตือนให้ชำระหนี้ค้างชำระโดยทนายความออกไปแล้วจำนวน 19 ห้อง โดยจะสรุปให้ทราบว่าจะต้องดำเนินการฟ้องร้องกี่ห้อง
มติที่ประชุม ที่ประชุมรับทราบรายงานสถานะทางการเงินและผลการดำเนินคดี ของนิติบุคคลฯ
วาระที่ 6รายงานผลการดำเนินงาน
ฝ่ายจัดการ โดย นางสาวพลอยไพลิน สรรพสิทธิ์ ผู้จัดการอาคาร ได้รายงานผลการดำเนินงานที่ผ่านมาให้ที่ประชุมรับทราบ ว่าที่ผ่านมา ฝ่ายจัดการได้ดำเนินการซ่อมแซมและปรับปรุงพัฒนาในด้านต่างๆ ของนิติบุคคลฯ รวมถึงการทำประชาสัมพันธ์ ประกาศต่างๆ ให้เจ้าของร่วม และผู้พักอาศัย ได้รับทราบข่าวสารได้อย่างทั่วถึง โดยสรุปดังนี้
1. เปลี่ยนเมนท่อน้ำดีสระว่ายน้ำ โดยช่างอาคาร ใช้งบประมาณ 2,575 บาท (สองพันห้าร้อยเจ็ดสิบห้าบาทถ้วน)
2. ทาสีกระถางต้นไม้หน้าตู้ ATM ลานจอดรถหน้าอาคาร โดยช่างอาคารเเละคนสวน ใช้งบ 800 บาท (แปดร้อยบาทถ้วน)
3. ตรวจสอบอาคารประจำปี 2566 โดยบริษัท ที.พี บิ้วดิ้ง อินสเปคเตอร์ จำกัด ใช้งบปะมาณ 10,700 บาท (หนึ่งหมื่นเจ็ดร้อยบาทถ้วน)
4. ซ่อมบำรุงซุ้มประตูทางเข้าหน้าอาคาร โดยช่างอาคาร ใช้งบ 2,456 บาท (สองพันสี่ร้อยห้าสิบหกบาท)
5. ทำความสะอาดพื้นทางเดินรอบสระว่ายน้ำ โดยเเม่บ้าน
มติที่ประชุม ที่ประชุมรับทราบผลการดำเนินงาน
วาระที่ 7เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)
7.1 อนุมัติให้ปิดสำนักงานในช่วงเวลาพักกลางวัน (เวลา 12.00 – 13.00 น.) เดือนละ 1 ครั้ง ในช่วงสัปดาห์ที่ 3 ของเดือน
เมื่อไม่มีผู้สอบถาม หรือเสนอแนะในเรื่องอื่นๆ ประธานในที่ประชุมได้กล่าวปิดประชุม ในเวลา 12.50 น.
ประชุมครั้งต่อไป ในวันอังคารที่ 31 ตุลาคม 2566 เวลา 10.00 น.
ลงชื่อ................................................ ลงชื่อ................................................
(นายปีเตอร์ ซัทคลิฟ มาร์ช) (นายคีธ จอห์น ดันเค้น)
เจ้าของร่วมห้องชุดที่ 434/875-7 เจ้าของร่วมห้องชุดที่ 434/832-3
ประธานในที่ประชุม ผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด
ลงชื่อ...................................................... ลงชื่อ...................................................
(นางสาวพลอยไพลิน สรรพสิทธิ์) (นางสาววันธิดา พงษ์คำพันธ์)
ผู้จัดการอาคาร ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ
ผู้บันทึกการประชุม บริษัท ควอลิตี้ พรอพเพอร์ตี้ แมเนจเม้นท์ จำกัด
ผู้ตรวจทานรายงานการประชุม
Comments