รายงานการประชุมคณะกรรมการครัง้ 2023.01

รายงานการประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 1/2566

นิติบุคลอาคารชุด วิวทะเลจอมเทียน คอนโดมิเนียม (1999) อาคารเอ

วันพุธที่ 25 มกราคม 2566 เวลา 13.30 น.

ณ สำนักงานนิติบุคคลอาคารชุด วิวทะเลจอมเทียน คอนโดมิเนียม (1999) อาคารเอ

รายนามคณะกรรมการผู้เข้าร่วมประชุม

1. นายคีธ จอห์น ดันเคน กรรมการ

2. นายปีเตอร์ ซัทคลิฟ มาร์ช กรรมการ

3. บริษัท 4342623 คอนโดมิเนียม จำกัด กรรมการ

โดย นางอลิซาเบธ แอน เชอร์แมน

4. บริษัท 434773 คอนโดมิเนียม จำกัด กรรมการ

โดย นายไมเคิล จอร์จ เฟรดเดอริค บีสวิค

รายนามฝ่ายบริหารอาคารฯ บริษัท ควอลิตี้ พรอพเพอร์ตี้ แมเนจเม้นท์ จำกัด ที่เข้าร่วมประชุม

1. นางสาววันธิดา พงษ์คำพันธ์ ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ

2. นางสาวพลอยไพลิน สรรพสิทธิ์ ผู้จัดการอาคาร

เปิดประชุมเวลา 13.45 น.

เมื่อมีคณะกรรมการ นิติบุคคลอาคารชุด วิวทะเลจอมเทียนคอนโดมิเนียม (1999) อาคารเอ มาเข้าร่วมครบเป็นองค์ประชุมแล้ว คุณวันธิดา กล่าวแนะนำตัวเอง และ กล่าวทักทายผู้เข้าร่วมประชุม และได้แจ้งวาระการประชุมในครั้งนี้ ว่ามีวาระดังต่อไปนี้

วาระที่ 1

เรื่อง

พิจารณาแต่งตั้งประธานกรรมการและรองประธานกรรมการ

วาระที่ 2

เรื่อง

พิจารณาแต่งตั้งผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดฯ ตามมาตรา 38 (2)

วาระที่ 3

เรื่อง

พิจารณารับรองรายงานการประชุมคณะกรรมการฯ ครั้งที่ผ่านมา

วาระที่ 4

เรื่อง

พิจารณาอนุมัติดำเนินการ

4.1

เรื่อง

พิจารณาอนุมัติกำหนดวันแจ้งหนี้ และ วันครบกำหนดชำระหนี้เงินกองทุน และ เงินชดเชยขาดทุนงบดุล ประจำปี 2566

4.2

เรื่อง

พิจารณาอนุมัติกำหนดวัน, เครื่องมือการใช้งาน และ การใช้เสียง ในการตกแต่งต่อเติมห้องชุด

4.3

เรื่อง

พิจารณาอนุมัติยกเลิกหนี้ค่าเคเบิ้ลทวี ปี 2563 ให้ห้อง 434/674

4.4

เรื่อง

พิจารณาอนุมัติจัดทำสติ๊กเกอร์จอดรถ

วาระที่ 5

เรื่อง

รายงานสถานะทางบัญชีการเงินและการดำเนินคดีเรียกเก็บหนี้ค้างชำระ

วาระที่ 6

เรื่อง

รายงานผลการดำเนินงาน

วาระที่ 7

เรื่อง

อื่น ๆ (ถ้ามี)

เมื่อที่ประชุมรับทราบถึงวาระการประชุมแล้ว คุณวันธิดาได้เริ่มดำเนินการประชุมตามวาระที่แจ้งมา

วาระที่ 1 เรื่อง พิจารณาแต่งตั้งประธานกรรมการและรองประธานกรรมการ

คุณวันธิดา แจ้งให้ที่ประชุมคัดเลือกประธานกรรมการและรองประธานกรรมการ และสอบถามหาผู้สมัครใจเป็นประธานกรรมการ

มติที่ประชุม ที่ประชุมเสนอให้ บริษัท 4342623 คอนโดมิเนียม จำกัด โดย นางอลิซาเบธ แอน เชอร์แมน เจ้าของร่วมบ้านเลขที่ 434/262-3 เป็นประธานกรรมการ และไม่แต่งตั้งรองประธานกรรมการ

วาระที่ 2 เรื่อง พิจารณาแต่งตั้งผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดฯ ตามมาตรา 38 (2)

คุณวันธิดาแจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า ตามข้อบังคับนิติบุคคลอาคารชุด วิวทะเลจอมเทียน คอนโดมิเนียม (1999) อาคารเอ กำหนดให้ผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดฯ มีวาระการดำรงตำแหน่งคราวละไม่เกิน 2 ปี โดยการแต่งตั้งต้องมีมติตามที่กำหนดไว้ในพระราชบัญญัติอาคารชุด พ.ศ. 2522 แก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติอาคารชุด (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2551 และต้องใช้คะแนนเสียงจากเจ้าของร่วมไม่น้อยกว่าร้อยละ 25 ของเจ้าของร่วมทั้งหมด แต่ในการประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมครั้งนี้ มีผู้เข้าร่วมประชุมน้อยกว่าร้อยละ 25 ของเจ้าของร่วมทั้งหมด จึงไม่สามารถลงคะแนนเสียงเพื่อคัดเลือก ผู้จัดการนิติบุคคลได้ โดยจะต้องให้ที่ประชุมคณะกรรมการเป็นคนแต่งตั้งผู้จัดการนิติบุคคล ตามมาตรา 38(2) แห่งพระราชบัญญัติอาคารชุด พ.ศ. 2522 แก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติอาคารชุด (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2551 จึงขอให้ที่ประชุมคณะกรรมการช่วยพิจารณาแต่งตั้งผู้จัดการนิติบุคคลฯ

มติที่ประชุม ที่ประชุมคณะกรรมการมีมติเป็นเอกฉันท์แต่งตั้ง นายคีธ จอห์น ดันเค้น ให้เป็นผู้จัดการนิติบุคคลของนิติบุคคลอาคารชุด วิวทะเลจอมเทียน คอนโดมิเนียม (1999) อาคารเอ ตามมาตรา 38(2)

วาระที่ 3 เรื่อง พิจารณารับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา

ฝ่ายจัดการ โดย นางสาววันธิดา พงษ์คำพันธ์ ได้รายงานสรุปผลการประชุมคณะกรรมการ ครั้งที่ 12/2565 เมื่อวันอังคารที่ 20 ธันวาคม 2565 จึงขอให้ที่ประชุมพิจารณารับรองรายงานการประชุมฯ ดังกล่าว ตามเอกสารประกอบการประชุม

มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติเป็นเอกฉันท์รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา

วาระที่ 4 พิจารณาเพื่อดำเนินการ

4.1 พิจารณาอนุมัติกำหนดวันแจ้งหนี้ และ วันครบกำหนดชำระหนี้เงินกองทุน และ เงินชดเชยขาดทุนงบดุล ประจำปี 2566

ด้วยมีมติจากที่ประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปี 2565 เมื่อวันที่ 22 มกราคม 2566 อนุมัติให้เรียกเก็บเงินกองทุน และ เงินชดเชยขาดทุนงบดุล แต่ในที่ประชุม ไม่ได้กำหนดวันแจ้งหนี้ และ วันครบกำหนดชำระ จึงขอให้คณะกรรมการพิจารณากำหนดวันแจ้งหนี้ และ วันครบกำหนดชำระหนี้เงินกองทุน และ เงินชดเชยขาดทุนงบดุล ประจำปี 2566

มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติเป็นเอกฉันท์กำหนดวันแจ้งหนี้ และวันครบกำหนดชำระหนี้เงินกองทุน และเงินชดเชยขาดทุนงบดุลประจำปี 2566 ดังนี้

- กำหนดออกใบแจ้งค่าใช้จ่ายเรียกเก็บเงินกองทุน (Sinking Fund) วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2566 กำหนดชำระ 30 กันยายน 2566

- กำหนดออกใบแจ้งค่าใช้จ่ายเรียกเก็บเงินชดเชยขาดทุนงบดุล (Supplementary Fee) กำหนดแจ้งหนี้ 1 กุมภาพันธ์ 2566 กำหนดชำระ 31 มีนาคม 2566

4.2 พิจารณาอนุมัติกำหนดวัน, เครื่องมือการใช้งาน และ การใช้เสียง ในการตกแต่งต่อเติมห้องชุด

เนื่องจากมีการร้องเรียนจากเจ้าของร่วม เรื่องกำหนดการงดตกแต่งต่อเติมห้องชุด, เครื่องมือ และ เวลา ในการทำงาน ภายในอาคาร ว่านานเกินไป ไม่สะดวกแก่เจ้าของร่วมที่เดินทางมาพักผ่อน ในช่วงเดือน กุมภาพันธ์ - เมษายน ที่ไม่สามารถทำการปรับปรุงห้องชุดของตนได้ จึงขอให้คณะกรรมการพิจารณาให้อีกครั้ง

มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติอนุมัติให้เลื่อนการพิจารณาออกไปในการประชุมครั้งถัดไป

4.3 พิจารณาอนุมัติยกเลิกหนี้ค่าเคเบิ้ลทวี ปี 2563 ให้ห้อง 434/674

ด้วยนิติบุคคลฯ ได้รับหนังสือจากเจ้าของร่วมห้อง 434/674 ว่าภายในห้องชุด ไม่เคยใช้สัญญาณเคเบิ้ลทีวี กับทางอาคาร มาเป็นเวลา 15 ปี และในทุกๆปีเจ้าของร่วมจะต้องมาแจ้งกับทางนิติบุคคลฯเสมอว่าไม่ได้ใช้เคเบิ้ลทีวี แต่เมื่อปี 2563 มีการแจ้งหนี้ค่าเคเบิ้ลทีวี จำนวน 1,800 บาท แต่ตนไม่ได้เดินทางกลับมาที่ประเทศไทย จึงไม่ได้แจ้งให้นิติบุคคลฯทราบในตอนที่มีการติดประกาศสอบถามความประสงค์ในการขอยกเลิกหนี้จากนิติบุคคลฯ จึงขอให้นิติบุคคลฯ ลบหนี้ค่าเคเบิ้ลทีวี ปี 2563 ออกจากบัญชีหนี้ของตน

ดังนั้น ฝ่ายบริหารจัดการจึงใคร่ขอให้คณะกรรมการพิจารณาการยกเลิกหนี้ค่าเคเบิ้ลทีวี จำนวน 1,800 บาท ให้กับห้อง 434/674

มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติเป็นเอกฉันท์อนุมัติให้ยกเลิกหนี้ค่าเคเบิลทีวี ประจำปี 2563 จำนวน 1,800 บาท (หนึ่งพันแปดร้อยบาทถ้วน) ให้แก่เจ้าของร่วมห้อง 434/674

4.4 พิจารณาอนุมัติจัดทำสติ๊กเกอร์จอดรถ

เนื่องด้วยสติ๊กเกอร์ที่จอดรถของอาคาร กำหนดระยะเวลาไว้ใช้สำหรับปี 2564 – 2565 ซึ่งตอนนี้ครบกำหนดแล้ว และ ฝ่ายจัดการ ได้รับข้อคำถามจากเจ้าของร่วมเรื่องการเปลี่ยนสติ๊กเกอร์ใหม่อยู่บ่อยครั้ง จึงขอให้คณะกรรมการพิจารณาการจัดทำสติ๊กเกอร์สำหรับจอดรถสำหรับปี 2566

มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติอนุมัติให้จัดทำสติ๊กเกอร์จอดรถ สำหรับ 1 ปี โดยให้แจกแก่เจ้าของร่วมที่ชำระค่าส่วนกลางแล้วเท่านั้น พร้อมทั้งยังให้แจ้งหัวหน้าเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยของอาคาร ว่าไม่ให้กลุ่มคนขับรถรับจ้างหน้าธนาคารนำรถยนต์เข้ามาจอดในลานจอดรถ หากฝ่าฝืนให้ปรับวันละ 500 บาท

วาระที่ 5 รายงานสถานะทางบัญชีการเงินและการดำเนินคดีเรียกเก็บหนี้ค้างชำระ

เพื่อให้ทราบถึงผลการใช้จ่ายเงินของนิติบุคคลที่ผ่านมาของฝ่ายบริหารอาคาร ฯ ดังนั้นฝ่ายบริหารอาคาร ฯ จึงได้รวบรวมข้อมูลทางการเงิน นำเข้าวาระการประชุมคณะกรรมการ เพื่อนำเสนอผลงานในด้านต่าง ๆ พร้อมทั้งชี้แจงสถานะการเงิน และความคืบหน้าในการดำเนินคดีเรียกเก็บค่าส่วนกลาง ของ นิติบุคคลอาคารชุด วิวทะเลจอมเทียน คอนโดมิเนียม (1999) อาคารเอ ให้ รับทราบต่อไป ตามรายละเอียดตามเอกสารแนบ

มติที่ประชุม ที่ประชุมรับทราบรายงานสถานะทางการเงินและผลการดำเนินคดี ของนิติบุคคลฯ

วาระที่ 6 รายงานผลการดำเนินงาน

ฝ่ายจัดการ โดย นางสาวพลอยไพลิน สรรพสิทธิ์ ผู้จัดการอาคาร ได้รายงานผลการดำเนินงานที่ผ่านมาให้ที่ประชุมรับทราบ ว่าที่ผ่านมา ฝ่ายจัดการได้ดำเนินการซ่อมแซมและปรับปรุงพัฒนาในด้านต่างๆ ของนิติบุคคลฯ รวมถึงการทำประชาสัมพันธ์ ประกาศต่างๆ ให้เจ้าของร่วม และผู้พักอาศัย ได้รับทราบข่าวสารได้อย่างทั่วถึง โดยสรุปดังนี้

· งานด้านช่าง / Technician

1. เปลี่ยนหลอดไฟส่องสว่างทางเดินหนีไฟ ชั้น 10 และ 15 / Change light bulb at fire exit stair of 10th and 15th floor.

2. เปลี่ยนเบรกเกอร์เมนไฟฟ้าห้อง 4 / Change main breaker control the electric of unit no.4

3. ซ่อมท่อน้ำเข้าตู้น้ำหยอดเหรียญ / Repair the water pipe of water drinking machine.

4. เปลี่ยนฝารองนั่งชักโครกห้องน้ำลานจอดรถหลังอาคาร / Replace the toilet seat cover in the parking lot behind the building.

· งานสำนักงาน / Management

1. จัดงานประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปี / Organize an annual co-owners general meeting.

2. ย้ายรถไม่ได้ใช้งานออกจากลานจอดรถ / Move abandoned cars from the parking lot.

· งานด้านรักษาความปลอดภัย / Security

1. เพิ่มรอบเดินตรวจความเรียบร้อย ตามชั้นต่างๆทุกชั้น ดูแลความเรียบร้อยพื้นที่ส่วนกลาง / Increase the frequency of inspecting the area around the building and inside the building.

2. ดูแลความเรียบร้อยทั่วไป บริเวณรอบๆอาคาร / Inspect the area around the building

3. ดูแลความเรียบร้อย บริเวณห้องปั้มสระว่ายน้ำ / Inspect in pool’s pump room.

4. เดินตรวจเช็คสติ๊กเกอร์รถ ด้านหน้า รวมถึงด้านหลังอาคาร / Check the parking sticker of the vehicle around the building.

5. อำนวยความสะดวก ดูแลความเรียบร้อยทั่วไป บริเวณ LOBBY / Facilitate the co-owners and visitors in the lobby area.

6. สังเกตุ สอบถาม บุคคล เข้า-ออก รวมถึงแลกบัตร จดบันทึกรายการ / Observe, inquire, enter-exit, including exchanging cards take note of the list

7. จดบันทึกรายการ เข้า- ออกพัสดุ / Records of the parcel.

มติที่ประชุม ที่ประชุมรับทราบผลการดำเนินงาน

วาระที่ 7 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)

7.1 คุณวันธิดา ขอให้ที่ประชุมอนุมัติเพิ่มชื่อผู้มีอำนาจลงนามสั่งจ่ายเช็ค

มติที่ประชุม ที่ประชุมมีมติเป็นเอกฉันท์อนุมัติเพิ่มชื่อ นางอลิซาเบธ แอน เชอร์แมน และ นายไมเคิล จอร์จ เฟรดเดอริค บีสวิค เป็นผู้มีอำนาจลงนามสั่งจ่ายเช็ค

เมื่อไม่มีผู้สอบถาม หรือเสนอแนะในเรื่องอื่นๆ ประธานในที่ประชุมได้กล่าวปิดประชุม ในเวลา 13.45 น.

ประชุมครั้งต่อไป ในวันศุกร์ที่ 24 กุมภาพันธ์ 2566 เวลา 13.30 น.

ลงชื่อ................................................ ลงชื่อ................................................

(นางอลิซาเบธ แอน เชอร์แมน) (นายคีธ จอห์น ดันเค้น)

ผู้กระทำการแทน บริษัท 4342623 คอนโดมิเนียม จำกัด เจ้าของร่วมห้องชุดที่ 434/832-3

เจ้าของร่วมห้องชุดที่ 434/262-3 ผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด

ประธานในที่ประชุม

ลงชื่อ...................................................... ลงชื่อ...................................................

(นางสาวพลอยไพลิน สรรพสิทธิ์) (นางสาววันธิดา พงษ์คำพันธ์)

ผู้จัดการอาคาร ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ

ผู้บันทึกการประชุม บริษัท ควอลิตี้ พรอพเพอร์ตี้ แมเนจเม้นท์ จำกัด

ผู้ตรวจทานรายงานการประชุม